Sınırları kaldıran ofis

    JLL Türkiye’nin geçtiğimiz Mayıs ayında taşındığı yeni ofisinde tasarıma dair kararlar çalışanların fikirleriyle şekillenmiş. JLL Türkiye’den Franc Neal ve ofisin mimari tasarımını gerçekleştiren Tetris db Türkiye’den Tuna Hakan Ersavaş ile JLL Türkiye Merkez Ofisinin tasarım öyküsünü ve yeni nesil çalışma sistemlerini konuştuk. Fotoğraflar: Gürkan Akay

    338

    GAYRİMENKUL TÜRKİYE: JLL Türkiye ve firmanın merkez ofisinin iç mekan projesini gerçekleştiren Tetris arasında nasıl bir ilişki var?
    FRANC NEIL: Her projede tasarım, danışmanlık, araştırma gibi farklı unsurlar bulunur. Bu unsurlardan bir tanesi, tasarım ve uygulama, JLL’nin kendi içinde yapabildiği işlerden biri. Bu da pazarda müşterilerin bize güvenmesini sağlıyor, işi baştan sona tamamlayabileceğimizi, bütünüyle gerçekleştirebileceğimizi göstermiş oluyoruz.
    TUNA HAKAN ERSAVAŞ: Tetris, %100 JLL şirketi olmakla birlikte tamamen farklı bir firma. Bir gayrimenkul yatırım danışmanlığı sürecinde veya işletmeye varan süreçte tek eksik kalan kısım, proje ve uygulama bölümü. Bunu gerçekleştiren Tetris design&build, 2003 yılında Fransa’da kurulan bir şirket. JLL, bu firmayı satın alarak başlıyor ve bu alanda büyüyor. Avrupa’da 15 ülkede; Güney Afrika, Fas ve Brezilya’yla birlikte toplam 18 ülkede Tetris hizmet veriyor. Farklı bir şirket olmamızın yanında bünyemizdeki departmanlarla birlikte müşterilere başından sonuna kadar tüm hizmetleri sağlayabildiğimiz bir yapımız var. Ofis, mağaza, perakende, eğlence sektörü, otel artı lojistik tesislerin projesinden, leke çalışmasından başlayıp, projeyi uygulayıp müşteriye teslim edene kadar bütün süreci yönetiyoruz. Tetris, Türkiye’de de 2015 yılının Kasım ayında aktif hale geldi. İlk projemiz JLL’nin ofis projesi.

    GMTR: Bu projede nasıl bir yol izlendi?
    THE: Projeyi gerçekleştirmeden önce bir anket çalışması yaptık. Personel nelere sahip olmak istiyor, kendini nasıl bir ortamda mutlu hisseder? Tabii ki bu anketler doğrultusunda herkesin isteğini gerçekleştirmek mümkün değil. Ancak bunun sonucunda elde ettiğimiz doneleri, renk olsun, tasarım olsun, kağıt üstüne aktardık.
    FN: Biz bu projede bizzat değişim yönetimi yaptık. Taşınma fikri çıktığından itibaren bu bir iletişim ve pazarlama süreci olarak ele alındı. Her firmada o firmanın dinamiğini belirleyen farklı gruplar vardır. Onlardan 10-15 kişilik bir grup belirledik ve onlar vasıtasıyla bu sürecin iletişiminin yapılmasını sağladık. Yani tepeden aşağı “Bunu yapıyoruz,” gibi bir fikir dayatmadık. Toplamda 4 tane “workshop” yapıldı, her birinde farklı bir tema ele alındı. İlkine gelmeden çalışanlardan şöyle bir hazırlık yapmaları istendi: Siz bu ofisten neleri götürmek ve neleri bırakmak istersiniz? 5 tane almak istedikleri, 5 tane bırakmak istedikleri şey düşünmeleri istendi. Nasıl bir ofis isteniliyor, neden öyle bir ofis isteniliyor, konularına yönelik görseller hazırlandı. Şöyle bir soru da soruldu: “Yarın buraya bir gazeteci geliyor ve burada taşınma sürecimiz ile ilgili bir haber çalışması yapıyoruz. Gazete başlığının ne olmasını istersiniz?” Bu soruyla da aslında birçok yanıt ortaya çıktı.

    GMTR: İstekler ne yöndeydi peki?
    FN: Buraya gelirken en çok “Biz yeşil istiyoruz,” dediler, zaten artık çok güzel bir bahçemiz var. Bahçede hem “yaza merhaba” partileri, hem de çok ciddi etkinlikler düzenliyoruz müşteri ve çalışan için. Onun dışında çıkan ifadelerden biri, “Biz güzel tatlar istiyoruz, tatsız kahveler istemiyoruz,” oldu. Dolayısıyla burada çok güzel kahveler içebileceğimiz makineler yapılmaya başlandı. “Renk görmek istiyoruz,” dediler. Önceki ofisimiz JLL’nin kurumsal renklerinden ötürü gri, kırmızı,beyaz ve siyah ağırlıklıydı. Ofisimizde artık renkleri görüyor olabileceksiniz.
    Sonraki süreçlerde de “Mobilyayı, sandalyeyi nasıl görmek istiyorsunuz,” diye sorduk. Aslında birçok şey zaten düşünülmüştü: Kesonlar olmasın, masalar açık ofis olarak düzenlensin diye ama insanların da bunu söylemesini istiyorduk. Sonunda da o çıktı zaten. “Keson istemiyoruz, kalkıp hareket etmek istiyoruz, dolaplarımız olsun, eşyalarımızı rahat rahat koymak istiyoruz,” vb. Artık son taşınma noktasına geldiğimizde de arşiv özelinde, “Saklama araçlarının nasıl olmasını istiyorsunuz,” sorusunu sorduk. Dolayısıyla bu ofis her aşamasında JLL çalışanlarının isteğiyle oluşan bir ofis oldu. Normalde ofis taşınır ve sonrasında ziyarete gelinir. Biz iki kere burada hiçbir şey yokken çalışanlarımızı ağırladık. Evet, Tetris yönetti bu süreci, ancak JLL çalışanlarını JLL tanıdığı için bizim tarafımızdan iletişim ve pazarlama desteği verildi.

    GMTR: Nereden taşındınız peki?
    FN: Biz MM Plaza’daydık, Levent’te. Oradan taşınma sebebimiz de şuydu: 2015 yılında en yakın rakibimiz olan AVM Partners şirketiyle güçlerimizi birleştirdik. Böyle bir büyüme gerçekleştiğinde de oraya sığamadık. Dolayısıyla buraya taşındık.

    GMTR: Daha önce bu projeye dair okuduğum metinlerde çalışanların hareketliliğini arttırmaya yönelik bir tasarım yapıldığını okudum. Çalışanların hareket etmesi nasıl sağlanır?
    THE: Günlük yaşantımızdan örnek vereyim. Bizde masa altlarında çöp kutusu yok. Ayrıştırılmış atık kutusu var, herkes kendisi kalkıp çöplerini atıyor. Masalara hiçbir şekilde çay kahve servisi yapılmıyor, herkes kendisi kalkıp çayını kahvesini kendisi alıyor. Farklı katları birbirine bağlayan merdivenler yaptık, herkes onları kullanıyor. Çünkü uçakta bile uzun süre yolculuk yaptığınız zaman kalkıp hareket etme ihtiyacı hissediyorsunuz. Aynısı ofiste de var. Burada bütün çalışanlar istediği yerde çalışabiliyor. Resmi olmayan toplantıları alt kattaki kafeteryada yapabiliyor. Devamlı hareket sağlanıyor. Ofis yaşantısı içinde birçok ofiste insanlar hareket edemiyor ama burada bunu kısmen de olsa kırmaya çalıştık.

    GMTR: Sonuçta elde ettiğiniz ofisin ne gibi avantajlarını görüyorsunuz?
    FN: İlki, maliyeti daha az. İkinci olarak da bu tür bir yapı farklı gruplar arasında koordinasyonu teşvik ediyor. Dahası, iş gücünün kaymaya başladığı Y jenerasyonunun çalışma şekliyle de çok örtüşüyor. Eminim siz de bu röportajın dökümünü küçük bir odada bilgisayara gömülerek değil, daha rahat bir ortamda, belki arkanıza yaslanarak, yanınızda kahvenizle yazacaksınız. Çalışanlar için rahat bir çalışma alanı sağlamak verimliliği arttırır.
    Önceki ofisimize dair çalışanların en büyük şikayetlerinden bir tanesi toplantı odasının olmamasıydı. Taşınmadan önce bir araştırma yaptık, baktık ki toplantılarımızın %70’ini kendi içimizde yapıyoruz. Anladık ki aslında dış kurum ve kişilerle toplantı için ayarlanmış odalarda biz iç toplantılarımızı yapıyoruz. Biz de o alanları çeşitlendirdik. Ayakta toplantı odası yaptık örneğin, kafe alanını da daha geniş yaptık.
    Bizim gibi sekiz ayrı hizmet dalı olan şirketlerde adacıklara bölünmemek adına, birlikte çalışmak adına, bu alanları arttırmak verim sağlıyor. Zaman zaman birlikte çalışılması ve “cross sale” bizim için çok önemli bir nokta. Sabit masası olan gruplar yalnızca, pazarlama, finans gibi gün içinde ofiste olan ekipler. Bunun dışında hiç kimsenin sabit masası yok. Normalde insanlar bir işe başladıklarında, “Ben nerede oturacağım?” diye düşünüyor, “Ben nerede çalışacağım?” diye değil. Bu projede bu değiştirilmeye çalışıldı: Nerede oturursan otur, önemli olan çalışman.
    Ayakta toplantı odalarımızdan da verim alıyoruz. Artık %30 oranında daha verimli geçiyor toplantılar. Bunu bizzat denedik. Toplantıyı rahat koltuklarda yaptığımız zaman konular uzadıkça uzuyor, ancak ayakta yaptığımızda çok daha net ve verimli geçiyor.


    THE: Nasıl kafelerde sandalyeler rahatsızdır ki insanlar çok uzun süre oturmasın, sirkülasyon olsun. Burada da ayakta olunca insan hızlı hızlı konuşup olayı bitiriyor ve gidiyor. Mesela çok amaçlı bir İstanbul Town Hall salonumuz var, hareketli modüllerin hem oturma düzeni hem de sahne olabildiği. Gerçekten bu gibi alanlarda toplantı çok uzamıyor. Bunların hepsi “Çalışma saatlerini nasıl daha verimli hale getirebiliriz”, “İnsanları daha nasıl üretken hale getirebiliriz” sorularıyla yola çıkılan araştırmaların sonucu yapılmış bilinçli tercihler.
    NF: Bir de çalışma alanlarında şöyle bir genel trend var: Hep sahiplik üzerine kuruluydu eski kültür. “Benim” masam, “benim” kahve bardağım, “benim” bilgisayarım. Biz şimdi biraz üyeliğe geçmeye çalışıyoruz. Yani dolayısıyla siz “sahip” değilsiniz, “üyesiniz” ve biz hep birlikteyiz.
    Açık ofislerin avantajlarından biri de şu: Yatay iş birliğini teşvik etmenin yanı sıra ulaşması zor şeylerden biri olan dikeyde de iletişimi sağlıyor. Geleneksel bir ofiste departmanınızın direktörü/müdürü sizden iki kat üstte çalışıyor olur, odasından önce bir oturma/kabul odası olur, bir sekreter, asistan… Oysa bu düzende dizüstü bilgisayarınızı alıyorsunuz ve “Selam, bir şuna bakabilir misin?” diyebiliyorsunuz. Hemen kahvenizi içerken işinizi halledebiliyorsunuz birlikte. Bu verimlilik aslında size bir hız da sağlıyor.
    Ofisimize gelenlerin de çok şaşırdıkları bir şey şu: Örneğin CFO ile pazarlama direktörü açık ofis düzeninde yan yana oturuyorlar. Buraya gelmek çalışanlar için de bir zihniyet değişikliği oldu. Dikey ilişkiden kaynaklanan resmiyet kalktı ve daha dostane bir ilişkiye geçildi.
    THE: Düşününce o kadar basit ve temel bir şey ki biriyle bir şeyi konuşmak. Biz hiçbir şey yapmasak beraber kahve almaya çıktığımızda konuşuyoruz. Öteki türlü denk geldin-gelmedin, otur konuş… Bu tür etkileşimin zorluklarını kaldıran esnek ofislerde bence verimlilik daha yüksek oluyor.

    GMTR: Biz de ofisimizi bir paylaşımlı ofis olan Kolektif House’a taşıdık. Türkiye’de artık ofis konusunda bu türk bir eğilimden rahatlıkla söz edebiliriz, değil mi?
    FN: Aslında bu biraz da karşılıklı öğrenme süreci, birbirine iş arkadaşı düzeyinde tolerans seviyesiyle de alakalı. Birlikte oluyor olmak duygusunu sadece işte değil, onun dışındaki hayatta da güçlendiren bir şey. Bizim de kendi içimizdeki iletişimi arttırdı, oldukça memnunuz.

    Franc Neal
    Departman Direktörü, Proje ve Geliştirme Hizmetleri, JLL Türkiye
    Amerika ve Rusya’da; perakende projelerinde, ticari ve çok aileli projelerde zorlu şartlarda tamamladığı 15 yıllık tecrübesi bulunan Franc Neal, JLL’ye 2013 yılında Rusya’da Proje ve Geliştirme Hizmetleri İş Geliştirme Müdürü olarak, yeni işler kazanma ve anahtar projeleri yönetmek üzere katıldı. Bu süreçte JLL Rusya P&DS Departmanı Proje Direktörü olarak departman tarihinin en büyük projesini (225.000 m²’lik Avia Park AVM) ve en büyük ofis projesini (18.500 m²’lik Adidas Genel Merkezi) tamamladı. JLL’ye katılmadan önce CBRE Rusya’da benzer bir görevde bulunmuş olan Neal, Rusya Yeşil Bina Konseyinin kurucu üyelerinden.

    Tuna Hakan Ersavaş
    Tuna Hakan Ersavaş, 1994’te İTÜ Mimarlık Fakültesinden mezuniyetini takip eden 10 yıl boyunca Metex Design Group İtalya ve İstanbul ofislerinde otel, AVM, eğitim yapıları ve ofis projelerinin konsept tasarımdan anahtar teslimine kadar süreçlerinde görev aldı ve süreçleri yönetti. Kanyon AVM ve Konut Bloğu projesinde Dizayn Ofis Müdürü olarak görev aldıktan sonra kendi tasarım ofisi ile mimarlık çalışmalarına devam etti. ATÜ ve Unifree Duty Free şirketleriyle dört kıtada 24 ülkedeki havalimanlarında ticari alanların geliştirilmesi ve duty free mağazaları konsept projelendirme uygulamalarını gerçekleştirdi. Haziran 2016’da Tétris’e katılan Ersavaş, Tetris Direktörü olarak mimarlık yaşantısını devam ettirmekte.