Ofislerde değişim yönetimi

Çalışma alanlarında yaşanan değişim, sadece fiziksel bir değişim değil, kültürel bir değişim olarak görülmeli.

Günümüz ofislerinde teknolojinin gelişimi ve yeni kuşakların iş hayatına katılımı ile birlikte çalışma şekillerinde farklılıklar görülmeye başlıyoruz. Avrupa’da çoktan yerleşmiş olan bu yeni çalışma şekli ve kültürü, ülkemizde de global firmaların kendi ofislerini günümüz standartlarına ve gerekliliklerine uydurmak istemeleriyle beraber hayatımıza giriyor. Genç neslin iş hayatına katılımı, tasarımcıları ve işverenleri; teknolojiden daha fazla yararlanarak, mekandan bağımsız çalışma, çalışma alanında konforlu hissetme ve ev ortamı yaratılan alanlarda kendilerini daha özgür hissetme, kendilerine tahsis edilmiş odalar yerine çalışmak için daha sosyal mekanları tercih etme gibi çalışan beklentilerini düşünmeye zorluyor. Yaşanan değişim, sadece bir çalışma tarzı değişimi değil, kültürel bir değişim olarak görülmeli. Önceden sahip olduğumuz kapalı, kişiye özel tahsis edilmiş odalardan açık ofise ve en üst yöneticilerin dahi kişisel masalara sahip olmadığı bir çalışma tarzına geçiş, herkesin bir anda kabul edip uygulayabileceği bir süreç değil. Değişim yönetiminin önemi de bu noktada ortaya çıkıyor. Çalışanların yaşamlarının ya da işlerinin belirli bir yönünü önemli ölçüde değiştirmelerini gerektiren herhangi bir durum ya da kültürel değişim, çok dikkatli bir şekilde yönetilmelidir. Çünkü bu değişim kişilerin günlük rutinlerini, birbirleriyle iletişim ve çalışma şekillerini, ofis düzenlerini etkiler. Bu değişimin kabul edilme süresini azaltılmasına, kabulünün sağlanmasına ve maliyet, gecikme, çalışanların bağlılıklarını yitirmesi gibi riskleri en aza indirilmesine CBRE Türkiye olarak verdiğimiz Değişim Yönetimi hizmetiyle yardımcı olmaktayız.

Süreç, tasarımdan önce başlamalı

“Değişim Yönetimi” süreci, ofis tasarımına başlanmadan önce başlamalıdır. Böylelikle ofisteki dirençlerin tanımlanmasına, ne gibi sorunlarla karşılaşılabileceğinin öngörülmesine yardımcı olur. Günümüzde artık tüm çalışanların ofise bağlı olarak çalışma zorunlulukları ortadan kalkmıştır. Mobilize çalışanların yer aldığı oldukça fazla şirket bulunuyor; üstelik bu sayının da artacağı öngörülüyor. Verdiğimiz SUS (Space Utilisation Study – Alan Kullanım Analizi) hizmeti ile açık ofis ve kişilere tahsis edilmemiş çalışma masaları sistemine geçmek isteyen ofislere çalışma masalarının ve diğer alanların (mutfak, sosyal alan, toplantı odaları gibi) kullanım analizi hizmetini sunarak, ofiste aynı anda, her saatte, kaç kişinin ne şekilde çalışabildiğine, toplantı odalarının kaç kişi tarafından hangi saatlerde daha yoğun kullanıldığına dair ayrıntılı veriler sağlayabiliyoruz. Bu bilgiler doğrultusunda ofisler optimum çalışma alanını, gerekli toplantı odası sayısı ve büyüklüğünü her departman için ayrı ayrı belirleyebilmektedirler. Çalışma sonrasında çıkan oranlara göre ofis m²’lerinde ve dolayısı ile kira miktarında ciddi derece kar sağlanabilmektedir. Her kişiye bir masa düşmemesine rağmen kişiye tahsis edilmiş odaların ortadan kalkması ile birlikte sosyal alanların tasarımına daha fazla yer kalmaktadır. Aynı zamanda eskiden alışageldiğimiz çok kişilik toplantı odalarının yerini daha küçük ve daha fazla sayıda odalar almaktadır. Böylece toplantı odası bulamama sorununa da çözüm getirilmektedir. Bu durum özellikle çok sayıda çalışan istihdam eden şirketler için oldukça önemlidir.

Ayrıca ofis yaşamımıza “sessiz oda” kavramı girmiştir. Bu alanlar açık ofiste telefonla diğer çalışanları rahatsız etmemek için ya da odaklanarak çalışmanızı gerektirecek durumlarda kullanılması gereken kısa süreli, tek ya da iki kişilik odalardır.

Değişim Yönetimi’nin ilk amacı çalışanların sürece dahil edildiklerini hissetmelerini sağlamaktır. Yapılan atölyeler ve toplantılarla birlikte yeni ofislerindeki değişimin neden ve nasıl olacağına dair bilgilendirilmeler yapılmalı, mevcut ofisteki sorunlarının neler olduğu, yeni ofislerinde neler istedikleri öğrenilmeli tasarımcı ekip, firmanın tasarım rehberine de uygun olarak bu doğrultuda yönlendirilmelidir. Süreç, üç ana başlık altında özetlenebilir: “Değerlendirme-Planlama”, “Değişimi Yönetme” ve “Taşınma Sonrası Destek” aşamalarıyla birlikte değişimi çalışanların hayatına yerleştirmek amaçlanmaktadır.

“Değişim elçileri”

Her departmanın ihtiyaçlarını ve dinamiklerini anlamak önemlidir. Çünkü elbette ki gizlilik gerektiren mekanlar kapalı kalmalı, her an ofiste olan insanlar için her kişiye masa sağlanmalıdır. Bazı departmanlar belge olarak saklamaları gereken çok sayıda doküman bulundururken, bazı departmanlar tamamen bilgisayar ortamında dokümanlarını saklayabilmektedirler. Bu farklılıkları ve gereklilikleri belirlemek ve bu rotada bir yol çizmek önemlidir. Bu amaçla her departmandan proje süresince yardımcı ve yönlendirici olabilecek “Değişim Elçileri’” seçilir. Süreç boyunca Değişim Elçileri ile yüz yüze atölyeler ve mail aracılığı ile iletişim halinde kalmak önemlidir çünkü Değişim Elçileri de kendi departmanlarını süreçten haberdar etmekle yükümlüdürler. Değişim Elçileri ve departmanlarının oluşturduğu ‘’Odak Grubu’’ dediğimiz bu daha geniş çember ile de atölyeler ve etkinlikler gerçekleştirilmektedir. Proje sürecinde belirli aralıklarla bilgilendirme toplantıları, tasarım, mobilya, geri bildirim alma atölyeleri ve kat açılışlarında ziyaretler gibi etkinlikler organize edilmektedir. Süreç devam ederken geri bildirimleri almak, diğer etaplarda o sorunlara karşı hazırlıklı olunmasını ve tedbir alınmasını sağlamaktadır. Aynı zamanda kat açılışları öncesinde çalışanlara etiket dokümanları hazırlanarak; yeni ofislerinde ve yeni çalışma tarzlarında uyulduğu takdirde her çalışanın iş hayatını kolaylaştıracak kurallar, nerede hangi imkanlara sahip olunduğu, hangi mekanın hangi amaçla kullanılması gerektiğine ve herhangi bir sorunla karşılaşıldığında kime nasıl başvuracaklarına dair bilgiler sağlanmaktadır. Kat açılışlarında yüz yüze iletişimde olmak, ilk izlenimleri almak, çalışanların da sürece dahil edildiği projenin sonuçlarını görmek hepimiz için oldukça keyiflidir.

CBRE’nin, 21 ülkede Değişim Yönetimi konusunda kurumsal danışmanlık yapan 200’den fazla danışmandan oluşan bir ekibi bulunmaktadır. CBRE Türkiye olarak yurt dışı ekiplerimizle birlikte, İstanbul’da bir bankaya uyguladığımız gibi ofis çalışanlarını değişimin en iyi elçilerine dönüştürmek için tasarlanmış özel iletişim stratejisi ve eylem planı hazırlamak için çalışmaktadır. CBRE Global ekiplerimizle iş birliği içerisinde olmak, kültürel ve teknik anlamda çeşitlilik sağlamakta ve sorunları farklı açılardan görmemize yardımcı olmaktadır. Bu durum global ve yerel ölçeklerde tavsiyelerde bulunmamıza yardımcı olmaktadır. Değişim sadece bahsettiğimiz gibi mekanlarda değil, kültürümüzde de yaşanmaktadır. Dünyamızda kirliliğin, küresel ısınmanın, kıtlığın artması, su kaynaklarını azalması bizleri enerji tüketimimizi azaltmaya, atıklarımızı mümkün olduğunca geri dönüştürmeye ve su kullanımının israf edilmeyecek şekilde planlanmasını zorunlu kılmaktadır. Bu zorunluluklar, sürdürülebilir yaşam hedefi ve ekonomik faydaları nedeniyle dikkat edilmesi gereken temel önceliklerimiz haline gelmelidir. Bu amaçla günümüzde çoğu global firma tasarım rehberlerini bu yönde planlamakta ve az enerji, az su tüketen yeni ofis sistemlerine geçmektedir. Bu değişiminin nedenlerini anlatmak, çalışanları bilinçlendirmek tasarımın planlandığı şekilde işleyebilmesi açısından çok önemlidir.

Sağlık açısından zaman zaman farklı yükseklikteki masalarda çalışmak, çalışma ortamını değiştirmek, oturduğumuz yerden belirli aralıklarla kalkıp örneğin geri dönüşüm alanına kadar yürüyüp çöpümüzü atıp dönmek gün içerisindeki hareketimizi arttırmaya ve çevreye karşı duyarlılığımızı geliştirmemize yardımcı olabilmektedir. Bu bakımdan mekanların ne amaçla tasarlandığını öğrenmek ve çalışanların birbirlerini bu konuda yönlendirebilmeleri ve uygun kullanılmıyorsa birbirlerini uyarabilmeleri, değişimin çalışanların hayatlarına yerleşmesinin ana dinamiklerindendir.

CBRE Türkiye olarak, USD/TL konusunda belirsizliklerin yaşandığı, dolayısıyla kira tasarrufunun daha da önemli olduğu günümüzde, sürdürülebilir, modern ve çalışanların daha mutlu hissedebilecekleri ofislerin çoğalmasına, çalışanların sürece ve yaşanan değişime ayak uydurmalarına yardımcı olmaktan memnuniyet duymaktayız.